Pourquoi se doter d’un bureau de projets ?

Aujourd’hui, pour survivre les entreprises doivent se démarquer par rapport à la concurrence. Elles doivent promouvoir une qualité de services et des produits hors de l’ordinaire jumelant à la fois une grande efficacité et apportant une valeur ajoutée incontournable pour ses clients.

Les dirigeants d’entreprise sont responsables d’identifier les orientations stratégiques selon les opportunités offertes par le marché. Ces choix s’organisent autour d’un plan opérationnel composé d’une multitude de projets dans l’entreprise. La gestion par projets devient de plus en plus critique pour la survie et le succès d’une entreprise.

Lorsque l’organisation est aux prises avec des problèmes de performance avec ses projets, les dépassements de coûts et d’échéanciers sont choses courantes.

Les projets sont plus nombreux et plus complexes que par le passé. La direction a de la difficulté à suivre l’avancement réel de ses projets dans l’entreprise.

La remarque suivante « Fais-moi confiance » ne satisfait plus la direction. Il faut maintenant lui fournir plus de détails sur l’avancement et sur les risques des projets.

Il existe une solution à ce problème.

La mise en place d’un Bureau de projets

Il permet de développer un centre d’expertise des meilleures pratiques en gestion de projets dans l’entreprise tout en respectant, à la fois, les besoins d’affaires et les contraintes de l’organisation.

L’ajout d’un Bureau de projets assure à la direction :

 • d’avoir une vision globale de l’avancement de tous ses projets;

 • de mieux suivre les projets selon les priorités stratégiques de l’organisation;

 • d’avoir une meilleure compréhension des risques des projets sur l’organisation;

 • de mieux suivre les dépendances entre les projets de l’entreprise;

 • de mieux anticiper les difficultés et les problèmes dans les projets;

 • de doter l’entreprise d’une méthodologie et d’outils de gestion de projets;

 • d’augmenter sa capacité de livraison des projets;

Les différents types de Bureau de projets

Le choix de démarrer un Bureau de projets relève d’une orientation stratégique. Plusieurs types de Bureau de projets sont possibles selon les priorités de l’entreprise. L’organisation peut décider de mettre en place un Bureau de projets qui soit :
·         Ou un centre de contrôle des projets
·         Ou un centre de support administratif
·         Ou un centre de développement des compétences

Centre de contrôle des projets :

Dans un premier temps, il est fréquent que l’entreprise choisisse de mettre en place ce type de Bureau de projets pour tenter d’améliorer de façon significative la performance des projets en cours et futurs. Les services offerts par le Bureau de projets à l’ensemble de l’organisation consistent à :

 • fournir des indicateurs de gestion à la direction sur l’ensemble des projets pour mieux gérer et suivre l’avancement de tous les projets dans l’organisation;

 • gérer le processus d’identification, de sélection et de priorisation des projets de l’entreprise;

 • gérer et suivre les risques des projets, l’envergure des projets et toutes les planifications des projets;

 • définir et à faire respecter les nouvelles normes et standards de gestion de projets;

 • effectuer des revues détaillées de projets;

 • suivre l’allocation des ressources dans les projets;

 • permettre la consolidation et l’intégration de toutes les planifications dans un plan maître en identifiant les dépendances des projets entre eux.

 

Centre de support administratif:

Le deuxième type de Bureau de projets correspond souvent à un prolongement du centre de contrôle pour offrir des services de support aux chefs de projets. Durant la durée de vie d’un projet, le chef de projet doit accomplir une multitude d’activités. Le plus important pour lui et pour l’organisation est de s’assurer que les choses arrivent comme prévu et non de se concentrer sur des tâches administratives qui ont peu de valeur ajoutée pour l’entreprise.

Au prix que coute un chef de projet, il n’est pas pensable de lui faire faire des tâches qu’un adjoint ou un commis pourrait faire.

L’objectif du centre de support est de réaliser ces tâches qui sont par exemple :

• le suivi et la saisie des feuilles de temps;
• la production et la distribution de tous rapports de gestion (ad hoc, hebdomadaire, mensuel);
• la consolidation des rapports;
• le suivi et la mise à jour de toutes les planifications de projets et des budgets;
• la coordination et la préparation des rencontres (de direction, d’équipe, ordre du jour, compte-rendu, etc.);
• l’opération des logiciels de gestion de projets et des outils administratifs; MS project par exemple;
• l’archivage et la gestion documentaire de tous les livrables du projet;
• le support à la comptabilité et à l’analyse des coûts des projets;
• la coordination et la réalisation des activités d’assurance qualité de tous les projets.

Centre de développement des compétences

Le dernier type de Bureau de projets qui est souvent la dernière étape de l’évolution d’une entreprise en gestion de projets permet, quant à lui, de développer les connaissances et les habiletés des chefs de projets. Ces fonctions sont :

 • d’identifier et de réaliser la sélection des chefs de projets;

 • d’embaucher et d’intégrer les chefs de projets dans l’organisation;

 • d’identifier les besoins de formation (de base ou avancée) par type de poste allant jusqu’à la certification en gestion de projets;

 • de définir une démarche d’accompagnement et de parrainage des chefs de projets;

 • d’évaluer la performance des chefs de projets;

 • de gérer et d’assigner les chefs de projets aux différents projets de l’entreprise;

 • de définir et de suivre les plans de carrière et de développement des chefs de projets;

 • de définir et diffuser les meilleures pratiques de gestion de projets selon les standards de l’industrie aux chefs de projets;

 • de définir les orientations en gestion de projets en matière d’outils, de techniques et de logiciels;

 • d’assister les chefs de projets durant toutes les phases d’un projet du démarrage, jusqu’à la fermeture d’un projet.

En réalité dans un Bureau de projets, on retrouve souvent un amalgame de services provenant des trois types qui fait en sorte, que le choix d’un Bureau de projets demeure très complexe. Il doit respecter, à la fois, les priorités de l’organisation, la culture de gestion de projets actuelle, la capacité financière de l’entreprise et la capacité de changements des ressources humaines.